Resources for schools

Safeguarding guidance on community and social media support for refugee families

Schools should be aware of the following:

  • There are many sources of support for Ukrainian refugees being organised that are offered informally rather than through accountable, constituted organisations with safeguarding and GDPR policies and procedures in place.  These informal activities often include coffee and advice sessions, and social media sites such as Whats App and Facebook groups which are used to network and problem-solve. 
  • Other organisations offering support may not be originally set up to cater for children and may be unaware of their duties to safeguard children.  
  • Facebook pages and WhatsApp groups may be being used without sufficient regulation or oversight, with users unaware that data protection laws apply as soon as a site is not a personal page, with little control over the information and where it is shared.

Please be mindful of the risks if you are referring families or advertising these activities and advise your families of the following:

  • Parents have the right to control their family’s data and to know how it is being used, where and why. Their personal data can only be shared with their formal written permission and then only for the specific purpose the permission was obtained for.
  • There are significant risks attached to sharing the following data and parents should be aware that they must give consent and have the right to refuse:
    • Identifiable photos of children
    • Ages, names and locations of families
    • Personal information such as medical needs or vaccination status
  • Parents can call the Single Point of Access on 020 8547 5008 if they are worried about how their data has been shared and used in relation to children.

See page 2 below for translations of point 2 to share with your families

Here are some links for further guidance:

If you use assistive technology (such as a screen reader) and need a version of this document in a more accessible format please email us at and let us know what format you need the document to be provided and we will try to meet your request.

Ukrainian translation for parents:

Рекомендації щодо захисту сімей біженців у соціальних мережах та в громадських групах

Батьки мають право контролювати свої сімейні дані та знати, як вони використовуються, де і для чого. Їхні персональні дані можуть бути передані лише з їх офіційного письмового дозволу і лише з конкретною метою, для якої отримано дозвіл.

Існують значні ризики, пов’язані з наданням таких даних, і батьки повинні знати, що вони повинні дати згоду та мають право відмовитися:

Впізнавані фотографії дітей

Вік, імена та місцезнаходження сімей

Особиста інформація, така як медичні потреби або статус вакцинації

Батьки можуть зателефонувати до місцевої ради за номером 020 8547 5008, якщо їх турбує, як використовуються їхні дані.

Russian translation for parents:

Рекомендации по защите семей беженцев в социальных сетях и общественных группах

Родители имеют право контролировать свои семейные данные и знать, как они используются, где и для чего. Их личные данные могут быть переданы только с их явного письменного разрешения и только для конкретной цели, для которой разрешение было получено.

Существуют значительные риски, связанные с предоставлением таких данных, и родители должны знать, что они должны дать согласие и имеют право отказаться:

Узнаваемые фото детей

Возраст, имена и местонахождение семей

Личная информация, такая как медицинские потребности или статус вакцинации

Родители могут позвонить в совет по телефону 020 8547 5008, если у них есть опасения по поводу того, как используется их информация.

Last Modified: 06/03/2023 14:09:46